Mandats de la présidence et des vice-présidences

Les mandats suivants établissent les pouvoirs, les devoirs et les responsabilités de la présidence et des vice-présidences.

Mandat de la présidence

I. Introduction

1. La présidence exerce son leadership en guidant le Conseil, en coordonnant ses activités et en établissant des rapports dans l’intérêt de l’Association. Dans l’exécution de ses fonctions, la présidence travaille avec la direction générale (et la personne assumant la présidence du Conseil s’il ne s’agit pas de la présidence de l’Association), gère les activités du Conseil et, de concert avec la direction générale, favorise des relations efficaces avec les membres et les partenaires de l’ACPM.

2. La présidence de l’Association est un poste de haute gouvernance dont la ou le titulaire est élu chaque année. Ce poste exige davantage de temps que celui de membre du Conseil, mais moins de temps qu’un poste d’employée ou d’employé à temps plein.

3. Si elle travaille étroitement avec la direction générale, la présidence maintient un point de vue indépendant pour mieux représenter les intérêts de l’Association, des membres et du Conseil.

II. Élection de la présidence

Les membres du Conseil, dont la candidature est proposée par trois membres du Conseil avant la clôture des mises en candidature le 31 décembre, peuvent être élus à la présidence pour la prochaine année d’exercice; ce mandat commence immédiatement après l’assemblée annuelle en août. S’il y a plusieurs candidates et candidats pour le poste, une liste des candidatures est distribuée au Conseil. La présidence est élue lors de la réunion du Conseil en février, conformément au processus d’élection détaillé à l’Onglet 9C du Manuel de gouvernance du Conseil – Élection aux postes supérieurs de gouvernance. La présidence peut avoir un mandat pour un maximum de deux ans.

III. Travaux de concert avec la haute direction

La présidence assume les fonctions suivantes :

1. Orienter et conseiller la direction générale, notamment en l’aidant à cibler les problèmes, à analyser la stratégie, à assurer la responsabilisation et à établir des rapports, et s’assurer que la direction générale est au fait des préoccupations du Conseil, des membres du Conseil et des membres de l’ACPM.

2. Diriger le Conseil dans la surveillance et l’évaluation continues du rendement de la direction générale.

3. Assurer la présentation au Conseil des plans stratégiques, du plan opérationnel et du budget d’exploitation annuels, des budgets d’immobilisations et des rapports trimestriels et de fin d’année aux fins d’étude par le Conseil.

4. S’assurer que la direction générale fait rapport au moins une fois l’an sur les plans de perfectionnement et de relève de la haute direction et les met en œuvre.¹

5. De concert avec la direction générale (et, le cas échéant, la personne assumant la présidence du Conseil s’il ne s’agit pas de la présidence de l’Association),

   1. fournir des rétroactions à l’égard des buts à long terme;

   2. surveiller l’atteinte des buts et objectifs;

   3. créer des liens avec d’autres organismes;

   4. promouvoir la participation aux réunions du Conseil et des comités;

   5. préparer l’ordre du jour des réunions du Conseil;

   6. planifier la composition des comités;

   7. recommander, en consultation avec le Comité de gouvernance, la modification des mandats des comités et harmoniser les plans de travail des comités au besoin;

   8. favoriser une relation constructive et harmonieuse entre le Conseil et la direction.

6. Veiller à ce que le Règlement soit respecté.

IV. Gestion des activités du Conseil²

La présidence assume les fonctions suivantes :

1. Exercer son leadership auprès du Conseil.

2. Veiller à ce que le Conseil exerce ses pleins pouvoirs dans les activités et les affaires de l’Association et se montre vigilant quant à ses obligations envers l’Association, les membres de l’ACPM, la haute direction ainsi qu’en vertu de la loi.

3. Assister le Conseil dans son analyse et sa surveillance de la stratégie, des politiques et des orientations de l’Association et dans la réalisation de ses objectifs.

4. Veiller à la cohérence de l’orientation et des fins sur le plan politique et stratégique.

5. Favoriser une culture de responsabilisation et de responsabilité ainsi qu’un milieu positif, axé sur le travail en équipe au sein du Conseil.

6. Surveiller l’efficacité du Conseil.

7. Communiquer avec le Conseil afin de le tenir au courant des principaux faits nouveaux et des questions d’actualité.

8. Diriger les membres de la haute direction pour veiller à ce que le Conseil ait suffisamment d’information pour lui permettre de prendre des décisions.

9. En consultation avec la 1^re et la 2^e vice-présidence, la direction générale et le Comité directeur, recommander au Conseil la nomination des membres et de la présidence de chaque comité du Conseil (voir l’onglet 15B – Processus de sélection et de mise en candidature des présidents et des membres des comités).

10. Établir la fréquence des réunions du Conseil et la revoir de temps à autre, au besoin ou à la demande du Conseil.

11. Fixer au préalable chaque année le calendrier des réunions du Conseil.

12. Veiller à ce que les membres du Conseil aient la possibilité de contribuer à l’établissement des ordres du jour des réunions du Conseil.

13. Coordonner avec la direction générale l’ordre du jour, les trousses d’information et les activités connexes pour les réunions du Conseil.

14. Présider les réunions du Conseil conformément à sa nomination, par le Conseil à titre de présidence du Conseil.

15. Assumer la présidence du Comité directeur de l’ACPM.

16. Siéger à titre de membre au Comité des candidatures et assumer au besoin la présidence de ce comité, selon la décision du Conseil.

17. La présidence est membre d’office de tous les comités du Conseil³. La présidence peut officiellement déléguer cette responsabilité à la vice-présidence ou à une personne ayant déjà assumé la présidence de l’ACPM, à la condition que cette personne soit membre du Conseil. Pour le Comité de révision des dossiers seulement, la présidence peut déléguer la responsabilité du membre d’office à toute ou tout membre du Comité directeur.

18. S’assurer que les réunions du Conseil et des comités se déroulent de manière efficiente, efficace et bien ciblée.

V. Réunions et communications extérieures

La présidence assume les fonctions suivantes :

1. Présider l’assemblée annuelle des membres et les réunions spéciales de ces derniers.

2. La présidence est le porte-parole officiel de l’Association; il lui est permis de déléguer cette responsabilité.

3. De concert avec la direction générale, agir à titre de représentante principale de l’Association dans les rapports avec la direction des autres organisations.

4. De concert avec la direction générale, veiller à ce que la haute direction et, le cas échéant, le Conseil soient représentés comme il se doit aux obligations et aux réunions à caractère officiel.

VI. Planification de la relève

La présidence est responsable de veiller à ce que des plans de relève soient en place pour la direction générale et elle guidera le processus de recrutement de la direction générale.

Mandat des vice-présidences

I. Introduction

1. Conformément à ce qui est établi dans le Règlement, chaque vice-présidence a tous les pouvoirs et fonctions que la présidence peut lui déléguer de temps à autre ou que le Conseil peut prescrire. La 1^re et la 2^e vice-présidence, par ordre de priorité tel que le Conseil le détermine, sont revêtues de tous les pouvoirs et exécutent toutes les fonctions de la présidence en l’absence ou en cas d’incapacité (y compris les congés) de la présidence.

2. La présidence ainsi que la 1^re et 2^e vice-présidence sont élues annuellement par le Conseil. De façon générale, la 1^re vice-présidence succède à la présidence, et elle est remplacée à son tour par la 2^e vice-présidence. En guise de préparation pour leur élection à la présidence, une formation appropriée est offerte aux 1^re et 2^e vice-présidences afin de leur permettre de mieux s’acquitter de leurs fonctions et responsabilités éventuelles. À cette fin, il est prévu que les vice-présidences siègent à la plupart ou à la totalité des comités du Conseil, ou soient exposées aux travaux de ces comités, avant de se présenter à la présidence. Si la présidence lui délègue officiellement cette responsabilité, la 1^re ou la 2^e vice-présidence peut agir à sa place à titre de membre d’office d’un comité. Conformément à l’article 5.04 du Règlement, il n’est pas nécessaire de déléguer cette responsabilité lorsque la vice-présidence assure la présidence par intérim.

II. Fonctions et responsabilités

1. 1^re vice-présidence

   1. Conseiller et consulter régulièrement la présidence et la direction générale sur des questions de gouvernance et de stratégie.

   2. Lorsqu’opportun, et en consultation avec la présidence ou la direction générale, ainsi qu’à la discrétion de la présidence, représenter l’Association dans des négociations avec la gouvernance d’organismes externes, et assister à des fonctions et des réunions officielles.

   3. Présider les réunions du Conseil en l’absence de la présidence de l’Association (et de la présidence du Conseil, le cas échéant).

   4. Siéger à titre de membre au Comité directeur et, en l’absence de la présidence, présider les réunions du Comité directeur.

   5. Conseiller et consulter la présidence au sujet de ses recommandations annuelles sur la composition des comités du Conseil.

   6. Participer à la visite biennale des cabinets juridiques affiliés dans les provinces et territoires.

   7. Assister au congrès annuel de la PIAA sur la responsabilité médicale, ainsi qu’à d’autres réunions de la PIAA au besoin.

   8. La 1^re vice-présidence assumera les responsabilités de la présidence si celle-ci n’est pas en mesure d’assumer ses responsabilités ou qu’elle démissionne. La 1^re vice-présidence assumera la présidence jusqu’à la fin du congé ou du mandat de la personne en poste ou jusqu’à ce que le Conseil élise une nouvelle personne à la présidence, selon la première éventualité.

   9. Dans la mesure du possible, la 1^re vice-présidence prendra des dispositions relatives à sa vie personnelle et à sa pratique de façon à pouvoir assumer les responsabilités de la présidence à court préavis, le cas échéant.

2. 2^e vice-présidence

   1. Conseiller et consulter régulièrement la présidence et la direction générale sur des questions de gouvernance et de stratégie.

   2. Lorsqu’opportun, et en consultation avec la présidence ou la direction générale, ainsi qu’à la discrétion de la présidence, représenter l’Association dans des négociations avec la gouvernance d’organismes externes, et assister à des fonctions et des réunions officielles.

   3. Siéger à titre de membre au Comité directeur, et, en l’absence de la présidence et de la 1^re vice-présidence, présider les réunions du Comité directeur.

   4. Conseiller et consulter la présidence au sujet de ses recommandations annuelles sur la composition des comités du Conseil.

   5. Advenant que la présidence ne soit pas en mesure d’assumer ses responsabilités ou qu’elle démissionne et que la 1^re vice-présidence ne soit pas en mesure d’assumer les responsabilités de la présidence, la 2^e vice-présidence assumera la présidence jusqu’à la fin du mandat de la personne en poste ou jusqu’à ce que le Conseil élise une nouvelle personne à la présidence, selon la première éventualité.

      La 2^e vice-présidence assumera également toutes les autres responsabilités de la 1^re vice-présidence durant l’absence ou le congé de celle-ci, ou en cas de démission de la 1^re vice-présidence, jusqu’à la fin du congé ou du mandat de la personne en poste ou jusqu’à ce que le Conseil élise une nouvelle personne à la 1^re vice-présidence, selon la première éventualité.

   6. Assister au congrès annuel de la PIAA sur la responsabilité médicale.

III. Formation

1. L’Association assumera le financement de toute formation et de tout service de soutien nécessaires aux 1^re et 2 vice-présidences, y compris, mais sans se limiter, à ce qui suit :

   1. pratiques exemplaires en matière de gouvernance;

   2. animation de réunions;

   3. formation en communications, services de soutien et services techniques liés à l’interaction avec l’Association et ses entités externes;

   4. formation médiatique;

   5. formation appropriée dans les domaines des finances, des placements, des concepts actuariels, des concepts juridiques et de la gestion des dossiers qui s’appliquent à l’ACPM. Cette formation peut exiger une séance d’orientation de niveau supérieur présentée par le personnel de la haute direction ou par des consultantes et consultants de l’ACPM sur la stratégie et les tactiques de l’Association dans ces domaines particuliers.

2. En consultation avec la présidence et la direction générale, les 1^re et 2^e vice-présidences détermineront chaque année leurs besoins en matière de formation et de services de soutien et estimeront les ressources budgétaires à inclure au budget annuel de fonctionnement de l’Association.

3. Selon l’expérience particulière de la personne titulaire, il pourra être possible que cette dernière obtienne une partie de sa formation en assistant, à des fins d’observation, aux réunions des comités.

IV. Élection

1. Les membres du Conseil dont la candidature à la 1^re ou 2^e vice-présidence est proposée par trois membres du Conseil avant la clôture des mises en candidature le 31 décembre peuvent être élus à ce poste pour la prochaine année (immédiatement après l’assemblée annuelle).

2. S’il y a plus d’une candidature à la 1^re ou 2^e vice-présidence, une liste des candidatures est distribuée au Conseil. La 1^re ou 2^e vice-présidence est élue lors de la réunion du Conseil en février conformément au processus d'élection détaillé à l’Onglet 9C du Manuel de gouvernance du Conseil – Élection aux postes supérieurs de gouvernance.

3. Les 1^re et 2^e vice-présidences sont élues pour un mandat d’un an, qui entre en vigueur immédiatement après l’assemblée annuelle et se poursuit jusqu’à la fin de l’assemblée annuelle de l’année suivante. La personne assumant la présidence peut siéger pendant un maximum de deux ans; il n’y a aucune limite pour la durée du mandat du ou des postes à la vice-présidence.

Notes

1. 1. 
   La haute direction se compose des membres de la direction ainsi désignés par la direction générale.
2. 2. 
   L’alinéa 4.12 du Règlement 52 de l’ACPM stipule que : « Le Conseil nomme un président pour ses réunions; le président de l’Association peut être, mais n’est pas nécessairement, le président des réunions. En l’absence du président nommé, un des conseillers présents est choisi pour présider la réunion ». Le cas échéant, la présidence de l’Association travaillera de concert avec celle du Conseil pour gérer les activités associées aux réunions du Conseil.
3. 3. 
   À titre de membre d’office, la présidence (ou la personne déléguée) a droit de vote à toutes les réunions des comités, sauf à celles du Comité d’audit. La présidence a cependant droit de vote aux réunions du Comité d’audit si le Conseil l’a nommé membre dudit comité. La présidence se retirera de toute discussion du Comité des candidatures qui porte sur sa réélection au Conseil.